關于收集2021年度歸檔資料及實物的通知

學校各單位：

為做好學校2021年度歸檔資料及實物收集工作，根據(jù)上級檔案管理部門和《湖北職業(yè)技術學院檔案管理辦法》的要求，現(xiàn)將有關事宜通知如下：

一、歸檔范圍

1.2021年1月1日至12月31日期間，學校黨政管理類、勞動人事類、教學管理類、學籍管理類、教師業(yè)務類、科研出版類、儀器設備類，基本建設類、會計檔案類、專題項目類等各項工作活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。

2.歸檔文件材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

3.以學校名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及與外單位交流中獲贈的具有保存價值的實物（原件）。

二、歸檔要求

1.各單位要高度重視各類文件材料的歸檔工作，主動將工作中形成和收到的具有保存價值的文件材料交本單位兼職檔案人員及時歸檔。兼職檔案員要切實履行職責，做好歸檔材料的收集、整理工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時移交。

2.歸檔的文件材料應是原件，歸檔的錄像（錄音）、實物檔案須標明事由（事件）及時間、地點、人物，歸檔的電子檔案須標明與紙質(zhì)檔案相符的標題及時間，并刻錄光盤。

3.進一步清理本單位已歸檔的檔案情況，對2021年前形成的檔案還未及時進行歸檔的，在本年度歸檔時一并整理移交。

4.歸檔單位移交檔案材料時必須填寫檔案移交清單，清單一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查?？蒲?、基建項目檔案材料，在項目完成并通過鑒定驗收后的2個月內(nèi)歸檔。

請各單位按規(guī)定時間完成2021年度歸檔文件材料移交。

立卷部門以檔案分類詳表（三合一制度）為準。

對于歸檔中的疑難問題，可與綜合檔案室工作人員聯(lián)系.

報送地址：南校區(qū)圖新樓3樓307室

聯(lián)系人：  羅琪

聯(lián)系電話：2868223

電子郵箱：757735219 @qq.com

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                                2022年10月7日